Thuê lao động Việt Nam: bốn khoản bắt buộc theo luật

Bài này gom bốn khoản không né được khi dùng lao động Việt Nam, kèm số cụ thể của năm 2026. Viết cho người mới lập công ty, cho kế toán vừa nhận việc, và cho cả chủ doanh nghiệp nước ngoài — bản tiếng Anh, tiếng Trung và tiếng Hàn đã có sẵn.

1. Lương tối thiểu theo vùng

Việt Nam không có một mức lương tối thiểu chung cho cả nước mà chia theo vùng. Vùng I — nội thành TP.HCM và Hà Nội — cao nhất, ở mức 5,31 triệu đồng mỗi tháng; càng về địa phương càng thấp.

Đây là mức sàn, không phải mức trả thực tế. Lương thật thường cao hơn, còn lương tối thiểu chủ yếu dùng làm mốc tính trần bảo hiểm thất nghiệp và làm giới hạn pháp lý. Một lưu ý hay vấp: cùng một tỉnh nhưng khác quận huyện vẫn có thể khác vùng, nên phải tra theo đúng địa chỉ nơi đặt cơ sở.

2. Bảo hiểm bắt buộc — phần doanh nghiệp nặng hơn người ta tưởng

• Người lao động đóng 10,5% — bảo hiểm xã hội 8%, y tế 1,5%, thất nghiệp 1%. Trừ vào lương.
• Doanh nghiệp đóng 21,5% — 17,5% + 3% + 1%. Khoản này nằm ngoài lương, là chi phí của công ty.

Nghĩa là thỏa thuận trả 20 triệu thì chi phí thật của công ty khoảng 24,3 triệu. Đây là chỗ hay bị bỏ sót khi lập ngân sách nhân sự, nhất là với người mới mở công ty.

Mức đóng có trần: bảo hiểm xã hội và y tế đóng tối đa trên 20 lần lương cơ sở. Lương cơ sở lên 2,53 triệu từ 1/7/2026 nên trần là 50,6 triệu (nửa đầu năm là 46,8 triệu). Bảo hiểm thất nghiệp đóng tối đa trên 20 lần lương tối thiểu vùng — vùng I là 106,2 triệu.

3. Làm thêm giờ — hệ số và trần đều do luật

Điều 98 khoản 1 đặt mức tối thiểu: ngày thường 150%, ngày nghỉ hằng tuần 200%, ngày lễ tết và ngày nghỉ có hưởng lương 300%.

Hai khoản cộng thêm hay bị quên vì nằm ở điều khoản khác: làm việc ban đêm từ 22 giờ đến 6 giờ sáng được thêm ít nhất 30% (khoản 2), và làm thêm giờ mà rơi vào ban đêm thì thêm 20% nữa (khoản 3). Ba thứ này cộng dồn, không thay thế nhau.

Về thời lượng, Điều 107 giới hạn ba tầng cùng lúc: không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày (ngày 8 giờ thì tối đa 4 giờ), không quá 40 giờ một tháng, và không quá 200 giờ một năm — một số ngành nghề được tới 300 giờ.

4. Nghỉ lễ — 11 ngày, và thêm 2 ngày cho người nước ngoài

Luật cho 11 ngày nghỉ lễ hưởng nguyên lương: Tết Âm lịch 5 ngày, Quốc khánh 2/9 hai ngày, Tết Dương lịch 1 ngày, Giỗ Tổ Hùng Vương 1 ngày, 30/4 một ngày, 1/5 một ngày.

Những ngày này nghỉ vẫn đủ công — kể cả khi cả công ty đóng cửa và không ai chấm công. Nếu ngày lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần thì được nghỉ bù vào ngày làm việc kế tiếp.

Một điều khoản ít người để ý: Điều 112 khoản 2 cho lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam được thêm 1 ngày Tết cổ truyền dân tộc và 1 ngày Quốc khánh của nước họ, ngoài 11 ngày trên. Công ty có nhân sự Hàn Quốc, Trung Quốc hay Nhật Bản cần tính phần này vào lịch.

Bốn chỗ hay tính sai

Quên 21,5% phần doanh nghiệp. Phổ biến nhất và số tiền lớn nhất.

Tính ngày lễ thành vắng. Hôm đó không ai chấm công nên bảng trống, Excel đếm ra 0 công.

Không cộng phần ban đêm. Vì nằm ở khoản khác nên nhiều nơi chỉ áp 300% rồi dừng.

Không cập nhật mốc đổi giữa năm. Riêng 2026 đã có mốc 1/7 đổi trần bảo hiểm. Công thức Excel dựng từ đầu năm sẽ sai ở nửa sau mà không báo gì.

Giữ được bằng chứng thì bớt tranh cãi

Quan trọng hơn cách tính là có chỗ chỉ vào khi bị hỏi. Nhân viên thắc mắc “sao tháng này ít hơn”, nếu chỉ ra được ngày nào làm thêm mấy giờ, áp hệ số nào, thì câu chuyện dừng ở đó. Không có thì tháng nào cũng phải giải thích lại từ đầu.

Khi chấm công và tính lương nằm cùng một hệ thống, số giờ suy ra từ lượt chấm, hệ số áp theo loại ngày đã khai, và phiếu lương tách sẵn từng dòng. Màn hình nhân viên là tiếng Việt; màn hình quản lý xem được tiếng Việt, Anh, Trung hoặc Hàn.

Quy định lao động và bảo hiểm có thể thay đổi. Khi áp dụng cho trường hợp cụ thể, nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan quản lý lao động.