Cách tính phép năm: 12 ngày, cộng thâm niên và phép chưa nghỉ hết

Phép năm nhìn thì đơn giản — mỗi người 12 ngày — nhưng đến cuối năm thì gần như công ty nào cũng phải ngồi đối chiếu lại. Người vào giữa năm được mấy ngày, người làm lâu năm được cộng thêm chưa, ai đã nghỉ bao nhiêu, và số thừa thì xử lý ra sao.

Phần khó không nằm ở phép chia, mà ở chỗ không ai dựng lại được số phép đã đi đâu khi có người thắc mắc.

Mức phép theo luật

Điều 113 khoản 1 Bộ luật Lao động 2019 chia ba mức cho người làm đủ 12 tháng:

• 12 ngày — điều kiện làm việc bình thường.
• 14 ngày — người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• 16 ngày — nghề đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Điều 114 cộng thêm theo thâm niên: cứ đủ 5 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động thì thêm 1 ngày. Làm 5 năm là 13 ngày, 10 năm là 14 ngày.

Một lưu ý hay bị bỏ qua: hộ kinh doanh không thuộc phạm vi bắt buộc của Bộ luật Lao động, nên các mức trên là tham chiếu chứ không phải ràng buộc. Nhiều đơn vị nhỏ vẫn áp theo luật cho minh bạch, nhưng đó là lựa chọn chứ không phải nghĩa vụ.

Vào làm giữa năm

Điều 113 khoản 2 cho tính theo tỷ lệ số tháng làm việc. Cách phổ biến nhất là lấy mức cả năm chia 12 rồi nhân số tháng:

Người vào ngày 1/7, mức 12 ngày, làm đến hết năm là 6 tháng → 12 ÷ 12 × 6 = 6 ngày.

Phần lẻ thì làm tròn thế nào là chuyện của quy chế — luật không quy định. Chọn một cách rồi ghi vào nội quy, vì đây là chỗ hay tranh cãi với người vào làm giữa tháng.

Cuối năm còn thừa thì sao

Cần tách bạch hai trường hợp, vì luật đối xử khác nhau:

Nghỉ việc mà chưa nghỉ hết phép. Công ty phải thanh toán tiền cho những ngày chưa nghỉ. Đây là nghĩa vụ, không phải tùy chọn. Cách tính thường dùng là lấy tiền lương và phụ cấp của tháng chia số ngày công chuẩn, nhân với số ngày phép còn lại.

Vẫn đang làm việc. Luật không buộc phải quy ra tiền. Chuyển sang năm sau, giới hạn thời hạn sử dụng, hay cắt bỏ — đều do thỏa thuận và nội quy. Nên cái cần có là một dòng rõ ràng trong quy chế, chứ không phải một con số đúng.

Vì sao quỹ phép nên là sổ cái, không phải một con số

Cách làm phổ biến là giữ một ô “còn lại” cho mỗi người, trừ dần mỗi lần duyệt đơn. Cách đó chạy được cho đến lúc có người hỏi “sao em còn có 3 ngày?” — và lúc đó không ai dựng lại được con số, vì mọi bước trung gian đã bị ghi đè.

Cách bền hơn là ghi từng dòng cộng trừ: cấp bao nhiêu, cấp khi nào, dùng ngày nào, ai duyệt. Số dư là tổng của sổ cái, nên luôn giải thích được. Chấm Công Plus làm theo cách này — mỗi lần cấp hoặc dùng là một dòng, số dư cộng lại mà ra.

Hai điểm trong cách làm đó đáng nói vì nó khác với thói quen:

Số dư có thể âm, và không bị giấu. Khi quản lý duyệt vượt quỹ — chuyện vẫn xảy ra — thì số dư hiện âm đúng như thực tế, thay vì tự kẹp về 0 rồi để cuối năm mới phát hiện.

Thâm niên không tự cộng. Điều 114 cộng 1 ngày sau mỗi 5 năm, nhưng việc đó cần ngày vào làm chính xác cho từng người. Dữ liệu đó thường không đầy đủ với nhân sự cũ, mà đoán sai theo hướng cộng thêm là công ty mất tiền thật — nên phần này để quản lý cấp bằng tay, có ghi lý do.

Mức phép không phải hằng số

Mỗi công ty tự đặt mức nền của mình trong thiết lập, không bị khóa cứng ở 12 ngày. Đơn vị muốn hào phóng hơn thì nâng lên; hộ kinh doanh không theo Bộ luật Lao động thì đặt mức riêng. Nửa ngày phép cũng ghi nhận được, vì thực tế người ta nghỉ nửa buổi nhiều hơn là nghỉ trọn ngày.

Quy định lao động có thể thay đổi. Khi áp dụng cho trường hợp cụ thể, nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan quản lý lao động.