Cách tính lương tăng ca 2026: hệ số, trần giờ và phần chịu thuế

Cuối tháng, chỗ tốn thời gian nhất của người làm lương thường không phải lương cơ bản mà là mấy dòng tăng ca. Người này làm thêm hai tiếng ngày thường, người kia làm cả ngày Chủ nhật, có người trực đêm 30 tháng 4. Ba trường hợp, ba hệ số, và chỉ cần nhầm một chỗ là nhân viên phát hiện ngay trong ngày nhận lương.

Bài này gom đủ ba thứ hay bị tính sai: hệ số, hai cái trần giờ, và phần thuế thu nhập cá nhân — mục cuối vừa đổi quy tắc từ năm 2026 mà nhiều hướng dẫn trên mạng vẫn ghi theo cách cũ.

Ba hệ số, tính trên đơn giá giờ

Bộ luật Lao động 2019 Điều 98 khoản 1 đặt mức tối thiểu cho tiền làm thêm giờ:

• 150% — làm thêm vào ngày làm việc bình thường.
• 200% — làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần của người đó.
• 300% — làm thêm vào ngày lễ, tết, và ngày nghỉ có hưởng lương.

Đây là mức sàn. Công ty trả cao hơn thì được, thấp hơn thì sai luật. Và cả ba đều tính trên đơn giá một giờ làm việc bình thường, nên trước khi nhân hệ số phải quy được lương tháng về lương giờ — thông thường là lương tháng chia số ngày công chuẩn, rồi chia tiếp cho 8 giờ.

Ví dụ cho dễ hình dung. Lương 10.400.000 đồng một tháng, tháng đó 26 ngày công, ngày làm 8 giờ. Đơn giá giờ là 50.000 đồng. Vậy một giờ tăng ca ngày thường là 75.000 đồng, ngày Chủ nhật 100.000 đồng, ngày lễ 150.000 đồng.

Hai cái trần, và cái thứ hai hay bị quên

Điều 107 khoản 2 ràng hai giới hạn chạy song song:

• Trong một ngày: không quá 50% số giờ làm việc bình thường. Ngày làm 8 giờ thì tăng ca tối đa 4 giờ.
• Trong một tháng: không quá 40 giờ.

Còn Điều 107 khoản 3 đặt thêm trần năm: 200 giờ, riêng một số ngành nghề được tới 300 giờ.

Chỗ gây tranh cãi thật sự không nằm ở con số mà ở cách xử lý phần vượt. Một người chấm công 10 giờ tăng ca trong ngày, phần mềm cắt còn 4 giờ theo trần — nếu phiếu lương chỉ in “4 giờ × 200%” mà không nói gì thêm thì 6 giờ kia biến mất không dấu vết, và người lao động có lý do để không tin bảng lương. Phiếu lương nên ghi thẳng dạng “tăng ca 10 giờ, tính tối đa 4 giờ” để con số bị cắt vẫn nhìn thấy được.

Ban đêm cộng riêng, không gộp vào hệ số

Hai khoản dưới đây độc lập với ba hệ số ở trên, nên phải cộng thêm chứ không thay thế:

• Điều 98 khoản 2 — làm việc vào ban đêm (22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau) được thêm ít nhất 30% đơn giá giờ.
• Điều 98 khoản 3 — làm thêm giờ mà lại rơi vào ban đêm thì cộng thêm 20% nữa.

Người trực đêm Chủ nhật vì vậy không chỉ là 200%. Phải cộng đủ phần ban đêm và phần làm thêm ban đêm, và đây là chỗ bảng Excel tự dựng hay bỏ sót nhất vì nó nằm ở điều khoản khác với hệ số chính.

Thuế thu nhập cá nhân: quy tắc đã đổi từ 2026

Đây là phần đáng chú ý nhất, vì nó mới và vì làm theo thói quen cũ sẽ tính dư thuế cho mọi nhân viên có tăng ca.

Quy tắc cũ (Thông tư 111/2013): chỉ miễn thuế phần trả cao hơn so với giờ làm bình thường. Làm thêm hưởng 150% thì chỉ 50% được miễn, còn 100% vẫn tính vào thu nhập chịu thuế.

Quy tắc hiện hành (Nghị định 253, Điều 26 khoản 1): tiền làm thêm trả đúng theo quy định của pháp luật lao động được miễn toàn bộ. Vế “phần trả cao hơn” đã bỏ hẳn. Hiệu lực áp dụng từ kỳ tính thuế 2026, trọn năm, không có mốc giữa năm.

Nhưng việc miễn thuế gắn với điều kiện làm thêm hợp pháp về điều kiện và thời gian. Nên số giờ vượt trần 40 giờ/tháng không thoả điều kiện đó, và tiền của phần giờ vượt rơi vào khoản 3 — tính vào thu nhập chịu thuế. Bỏ qua chỗ này là tính thiếu thuế, ngược lại với lỗi ở trên.

Nói gọn: tăng ca trong trần thì miễn hết, phần vượt trần thì chịu thuế. Muốn làm đúng, bảng lương phải tách được hai phần đó ra chứ không thể cộng một cục.

Vì sao tính tay hay sai

Không phải vì phép nhân khó, mà vì dữ liệu đầu vào mơ hồ. Ba chỗ hay vỡ:

Không biết ngày đó là loại ngày nào. Hệ số 200% áp cho ngày nghỉ hằng tuần của người đó. Chi nhánh khai nhầm ngày làm việc trong tuần là cả tháng tính sai hệ số, và sai một cách im lặng.

Ca qua đêm bị tính thành hai ngày. Vào 22 giờ, ra 6 giờ sáng hôm sau là một ca liền mạch, nhưng bảng tính theo ngày lịch hay cắt đôi, dẫn tới vừa sai số giờ vừa sai phần ban đêm.

Cộng dồn theo tháng không ai theo dõi. Trần 40 giờ chỉ lộ ra vào cuối tháng, lúc đó người ta đã làm rồi — và phần vượt vừa phải trả, vừa phải tính thuế.

Để máy làm phần lặp

Khi chấm công và tính lương nằm trên cùng một hệ thống, số giờ tăng ca không phải gõ lại: nó suy ra từ lượt chấm vào — ra so với ca đã khai, nên ca qua đêm hay ca 24 giờ vẫn tính liền mạch. Hệ số áp theo loại ngày mà chi nhánh đã khai, phần vượt trần được tách riêng để biết phần nào chịu thuế, và phiếu lương ghi rõ khi giờ tăng ca bị cắt theo trần thay vì lặng lẽ bớt đi.

Phần cần người quyết vẫn là người quyết: duyệt đơn, đặt trần của công ty, xử lý ngoại lệ. Máy chỉ gánh phần đếm giờ và nhân hệ số — đúng phần mà làm tay thì vừa lâu vừa dễ lệch.

Lưu ý: Chấm Công Plus tính hệ số 150/200/300%, hai cái trần và phần chịu thuế của giờ vượt trần. Riêng phụ cấp làm việc ban đêm (+30%) và làm thêm vào ban đêm (+20%) hiện chưa tính tự động — khoản này khai bằng phụ cấp theo ca.

Quy định thuế và lao động có thể thay đổi. Khi áp dụng cho trường hợp cụ thể, nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan quản lý lao động.